Ihr möchtet einen Veränderungsprozess in eurem Unternehmen starten, aber euch fehlt ein Fahrplan für den ersten Schritt?
Es hakt in der Zusammenarbeit, es fehlt ein gemeinsames Verständnis oder verschiedene Fragestellungen wirken ineinander?
Häufig fällt es uns bei komplexen Veränderungsprozessen schwer, den ersten Schritt zu gehen. Vieles ist noch unklar und unstrukturiert und so gerne hätten wir doch frühzeitig geordnete Gedanken um Loszulaufen.
Lena und ich haben uns damit auseinandergesetzt, wie wir euch unterstützen können den ersten Knoten zu lösen.
Das Ergebnis findet ihr in unserer Checkliste für die wesentlichen Fokusbereiche einer guten Auftragsklärung
Für wen diese Checkliste hilfreich ist
Glücklicherweise kann und sollte Veränderung in Organisationen aus verschiedenen Richtungen entstehen. Ob von oben, also top down, abgeleitet aus der Strategie oder von unten als sogenannte Graswurzelinitiative aus der Mitarbeiterschaft, verschiedene Richtungen sind denkbar. Über diesen Freiraum können Defizite besser aufgedeckt und Bedarfe nah an der Quelle und praxisrelevant entwickelt werden.
Wenn ihr Veränderungen in eurer Organisation aktiv mitgestalten möchtet, bekommt ihr hier ein praktisches Tool an die Hand.
Müde macht uns die Arbeit, die wir liegenlassen, nicht die, die wir tun
Und doch fällt es uns häufig bei komplexen Vorhaben schwer, den ersten Schritt zu machen. Vieles ist noch unklar und unstrukturiert. Am liebsten hätten wir doch so gerne bereits frühzeitig geordnete Gedanken, Klarheit und einen Plan zum Loslaufen.
Aber der Reihe nach! Die gute Nachricht ist: Es gibt ein Vorgehen, dass unsere Gedanken ziemlich schnell ordnen kann, die sogenannte Auftragsklärung. Sie ist das Herzstück jeder guten Organisationsentwicklung. Sie liefert als Analysetool einen ersten Rahmen, bringt Transparenz und deckt Prioritäten sowie erste Handlungsoptionen auf.
Wir geben euch in diesem Beitrag einen Überblick über die möglichen Fokusbereiche einer Auftragsklärung, um neue Impulse und Perspektiven in euren Prozess zu bringen.
Let’s go!
Warum ist eine gute Auftragsklärung so relevant
Auftragsklärung schafft eine erste Klarheit über Problem- und Fragestellung. Sie hilft uns, erste Annahmen zu validieren und unser Zielbild zu schärfen. Klingt wie eine selbstverständliche Voraussetzung, um loszulegen. Ist aber in einem komplexen Arbeitsumfeld nicht immer so einfach erfüllt. Die richtigen Fragen zur richtigen Zeit können schnell Verborgenes sichtbar machen, um danach zielführender zu fokussieren.
Häufig ist eine Entscheidung und Wunsch nach Veränderung mit erhöhter Dringlichkeit verbunden. Aber: Eine Auftragsklärung bietet eine Chance, an passender Stelle inne zu halten, um anschließend effektiver in Bewegung zu kommen. Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen Personen, Themen und Bereichen? Nach welchen Mustern und Regeln wird gearbeitet? Welches Verhalten wird z.B. belohnt und welches wird sanktioniert? Mit solchen Blickwinkeln erhaltet ihr ein besseres Gespür für die Kultur der Organisation.
Wenn wir uns mit Problemstellungen befassen, tendieren wir oft dazu, das Verhalten der Menschen primär für Fehler in der Organisation verantwortlich zu machen. In Wahrheit sind jedoch häufig Strukturen des Unternehmens, bzw. das Umfeld “schuld” und maßgebliche Einflussfaktoren für die entstandene Situation.
Der Mensch kann am gleichen Tag im Fußballstadion lautstark mitfiebern und sich abends in der Oper galant durch den Abend bewegen. Beide Male beeinflussen äußere Umstände und der gesetzte Rahmen das Verhalten.
Folglich wollen wir verstehen, inwieweit (manchmal langjährig) gewachsene Strukturen, sichtbar auftretende Verhaltensmuster und bestimmte Einstellungen hervorrufen oder begünstigen. Denn für das Verhalten der Beteiligten gibt es immer mindestens einen „guten Grund“. Der Dreiklang "Menschen - Strukturen/Prozesse - Kultur" wird in der Auftragsklärung deshalb gleichwertig berücksichtigt.
Die Sicht auf das Problem
Häufig haben die beteiligten Gesprächspartner:innen in der Auftragsklärung schon eine klare Sicht auf die Situation, Ursache und Wirkungszusammenhänge, auf Lösungen, mögliche “Schuldige” und (offensichtlich) notwendige Maßnahmen.
Das ist gut, weil es eine aktive Auseinandersetzung mit der Situation zeigt und sichtbar wird “wie die Organisation tickt”. Dennoch lohnt es sich, auch die weiteren Puzzlestücke zum Bild zu suchen. Die empathische Trüffelnase ist gefragt: Denn häufig ist die naheliegendste oder vermeintlich beste Lösung nicht immer die „Richtige“ (im Sinne der langfristig tragfähigsten Varianten für die Organisation).
Vor dem Spiel ist nach dem Spiel
Ziel der Situationsanalyse ist es, einen ersten “Auftragsrahmen” zu definieren, an dem mit den Beteiligten gemeinsam gearbeitet wird.
Es zeigt sich jedoch schnell: Der initiale Fokus und das erste erarbeitete, gemeinsame Verständnis der Situation können sich ändern. Dies ist sogar mehr als wahrscheinlich. Im heute oft volatilen und komplexen Arbeitskontext ist es fast schon eine Gesetzmäßigkeit. So bekommt der Auftrag einen anderen Fokus, wenn sich z.B. ursprüngliche Annahmen als falsch herausstellen, neue Personen oder ganze Bereiche des Unternehmens im späteren Verlauf mit einbezogen werden sollen oder sich äußere Rahmenbedingungen und Prioritäten ändern. Veränderung ist die einzige Konstante.
Eine Auftragsklärung ist deshalb nur eine Momentaufnahme, nie abgeschlossen und sollte als wiederkehrende Komponente fest in eurem Zeitplan verankert werden.
Nach wesentlichen Meilensteinen oder Pilotmaßnahmen mit den Beteiligten der Organisation, bzw. in regelmäßigen Zeitabständen, gilt es den bisherigen Fokus erneut zu prüfen und passgenauer zu agieren.
Den Denkraum erweitern: 8 Fokusbereiche für eine gute Auftragsklärung
Mithilfe unserer Checkliste könnt ihr eurer Analyse und der zugehörigen Gesprächsführung eine Struktur geben und neue Impulse setzen.
Diese Liste ist weder als abschließend noch vollständig zu verstehen. Ziel ist vielmehr, dass ihr sie auf Basis eurer eigenen Erfahrungen laufend erweitert.
Wie nutzen wir die Fragen am besten?
Versteht diese Fragen als Blumenstrauß an Möglichkeiten in euren Gesprächen. Nicht alle Fragen sind für jede Auftragsklärung hilfreich und manchmal bietet es sich an, zwischen den Themenbereichen zu springen.
Nutzt sie in jedem Fall höchst individuell, immer angepasst an euren Gesprächsverlauf, so dass es sich für euch und die Gesprächsbeteiligten stimmig anfühlt.
Es gilt stets: Geht bei Aspekten (nur) tiefer, wenn ihr es als wesentlich für die Erarbeitung nächster Schritte empfindet, im Gespräch bereits erste Aha-Erlebnisse aufkommen und die Gesamtsituation aus verschiedenen Perspektiven an Klarheit gewinnt.
Eine erste Auftragsklärung kann 60-90 Minuten gut vertragen, um etwas in die Tiefe gehen zu können. Bei Bedarf kann immer durch Folgegespräche abgerundet werden. Das Setting sollte Vertraulichkeit der Absprachen ermöglichen. Abhängig vom Thema und dessen Vertraulichkeitsgrad könnt ihr mit einer Schlüssel-Person beginnen oder direkt als Gruppen-Interview die verschiedenen Perspektiven erhöhen.
Hier findet ihr die Fragen als Checkliste zum Download.
Viel Spaß dabei!